¿Cómo organizar un sitio web?

Arquitectura de información

Un problema común de este siglo es contar con un sitio web que al pasar del tiempo se ha ido construyendo conforme a las evoluciones y necesidades de una empresa o institución. Es normal que con el paso del tiempo, si no se cuida y se da mantenimiento a la arquitectura de información de un sitio web, éste se convierta en una especie de laberinto donde los usuarios pueden perderse o frustrarse fácilmente.

Los cuatro elementos primarios de la arquitectura de información son:

  1. Sistemas de organización.

  2. Sistemas de etiquetación.

  3. Sistemas de navegación.

  4. Sistemas de búsqueda.

Sistemas de organización

En todos los aspectos de nuestra vida requerimos de la habilidad de organizar las cosas para poder comprenderlas. Vivimos en el número de una calle que pertenece a una colonia que está en una zona de un municipio de un estado, somos hijos de nuestros padres, tenemos nombres, hermanos y pertenecemos a un árbol familiar. Trabajamos en un puesto de un departamento de una empresa, etcétera.

Para poder explicar, comprender y controlar, necesitamos organizar. En la web tenemos la facilidad de presentar los mismos contenidos organizados de formas distintas, diseñados para públicos distintos. En un sitio web muy grande que cuenta con muchos tipos de contenidos, es necesario clasificarlos adecuadamente para poder mostrarlos de una forma organizada y facilitar a los usuarios encontrar rápidamente lo que están buscando.

Los sistemas de organización se dividen en dos grandes grupos:

Sistemas de organización exactos

Un ejemplo perfecto de sistema de organización exacto u objetivo es un directorio telefónico. Fácilmente recorremos el orden alfabético para encontrar el teléfono de la persona que estamos buscando. ¡Es imposible pensar que el apellido Juárez estará en las páginas de la letra B!

Otros ejemplos de estos sistemas de organización son los cronológicos o los geográficos.

Sistemas de organización ambiguos

Vivimos entre este tipo de sistemas de organización todos los días, son complicados y requieren mantenimiento. Están basados en criterios subjetivos como temas, tipos, tamaños, precios, etc. ¿Cómo clasificar un tomate? ¿Es verdura, fruta o vegetal?

Sin embargo, este tipo de sistemas son mucho más útiles que los exactos por muchas razones, entre las cuales la más importante es que **no siempre sabemos lo que estamos buscando**. En algunos casos, simplemente no sabemos la etiqueta correcta; en algunos otros, tenemos una vaga articulación de la información que necesitamos. Por esta razón, la búsqueda de información es cíclica e interactiva. Algunos ejemplos de sistemas de organización ambiguos son: por tema, por tarea, por audiencia, metafóricos o híbridos.

Un ejemplo de un sistema de organización ambiguo que realizamos en Arsophía es el del sitio web de la Academia Mexicana de la Lengua (www.academia.org.mx).

Para lograr llegar a esta comprensible clasificación de contenidos, fue necesario realizar una serie de estudios y procesos dentro la misma Academia. Algunos de estos estudios fueron:

  1. Análisis de las arquitecturas de información existentes.

  2. Tipos de documentos que se manejan en la corporación.

  3. Tipos de usuarios que visitan el sitio web.

  4. Usuarios que generan y manipulan los contenidos del sitio web dentro de la corporación.

  5. Instalación y análisis de una bitácora de búsquedas realizadas en el sitio web.

  6. Prioridades de los contenidos.

Una vez realizados los estudios anteriores se puede proceder a diseñar una arquitectura de información coherente como la siguiente:

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Sistemas de etiquetación

Cualquier creador de contenido u organizador de un sitio web está creando etiquetas sin darse cuenta. Las etiquetas son el sistema básico de identificación de contenidos. Por ejemplo, la etiqueta “Contacto” agrupa eficientemente una dirección, un teléfono, un mapa y otros datos. Un usuario común al leer “Contacto” tiene una clara expectativa de lo que encontrará al hacer clic en la liga.

El hecho de etiquetar nos hace humanos, el lenguaje hablado es básicamente un sistema de etiquetación para conceptos o cosas. Tal vez por el hecho de estar etiquetando todo el tiempo, damos el trabajo de etiquetación por garantizado, razón por la cual es común encontrar etiquetas pobres en los sitios web, y los usuarios sufren las consecuencias. Un sitio web puede contener diferentes grupos de etiquetas, cada grupo representando un sistema de organización o de navegación. Un ejemplo de organización en un sitio podrían ser: Hogar, Hogar/Oficina, Pequeños negocios, Medianos y grandes negocios, Gobierno. Un sistema de navegación global: Inicio, Búsqueda, Sucursales, Contacto. Un sistema de navegación contextual: Añadir al carrito, Información de pago, Confirmar compra.

A pesar de lo “simple” que puede sonar definir etiquetas, existen muchos tipos de ellas y toda una serie de procesos para definirlas. Dado que este artículo tiene el propósito de ser breve y sintético, sólo mencionaremos los tipos de etiquetas que se pueden encontrar en la web.

  • Etiquetas contextuales: Hipervínculos que llevan a otras páginas o contenidos en la misma página.

  • Encabezados: Etiquetas que simplemente describen el contenido que les precede.

  • Opciones de sistemas de navegación: Etiquetas que representan las opciones para navegar en un sitio web.

  • Términos de indización: Palabras clave, keywords o títulos que representan contenido al momento de navegar o buscar.

A grandes rasgos, una forma de organizar y definir los sistemas de etiquetación es incluirlos en una lista y agruparlos por tipo y sección, para su revisión y discusión con los clientes, los usuarios del sitio web y los propios directivos o interesados en la arquitectura de información en cuestión. Es sorprendente ver cómo la mayoría de las personas se sorprenden al notar lo necesario y fundamental que resulta el trabajo de etiquetar, cosa a la que no muchos grupos de trabajo están acostumbrados.

Sistemas de navegación

Espera, Gretel, hasta que salga la luna,
entonces veremos las migajas que yo he esparcido,
y ellas nos mostrarán el camino a casa.

Hansel y Gretel

La sensación de estar perdido no es agradable, nos lleva a la frustración y generalmente está asociada a la confusión, el enojo y el miedo. En respuesta a estos peligros, el ser humano ha desarrollado herramientas de navegación para evitar quedar perdidos y lograr encontrar el camino a casa. Desde las migajas, la brújula, el astrolabio, los mapas, los signos en las calles, hasta el GPS.

Utilizamos estas herramientas para diagramar nuestro curso, para determinar nuestra posición y para saber nuestro camino de vuelta. Ellas nos dan un sentido de contexto y seguridad mientras exploramos nuevos lugares.

En la web la navegación no es un asunto de vida o muerte; sin embargo perderse en un sitio web de gran escala puede ser confuso y frustrante. Mientras una taxonomía bien diseñada puede reducir las posibilidades de que los usuarios se pierdan, las herramientas de navegación complementaria son normalmente necesarias para proveer contexto y permitir mayor flexibilidad. Diseñar la estructura y organización es como construir cuartos. Definir la navegación es añadir puertas y ventanas.

Existen los siguientes tipos de sistemas de navegación:

  • Sistema de navegación global: Persiste en todo el sitio web.

  • Sistema de navegación contextual: Indica contenidos relacionados al área en la que se navega.

  • Sistema de navegación local: Elementos exclusivos de la página que se está visitando.

Los diferentes sistemas de navegación

Después tenemos los sistemas de navegación suplementarios, como son:

  • Mapas del sitio.

  • Índices.

  • Guías.

Los diferentes sistemas de navegación suplementarios

Sistemas de búsqueda

Los sistemas de búsqueda son expansivos, desafiantes y están enmarcados en un campo muy bien establecido. En esta sección solamente los podremos revisar muy superficialmente.

¿Necesita tu sitio web un buscador?

Antes de sumergirse en los sistemas de búsqueda, debemos pensar dos veces en implementar un buscador en nuestro sitio web. Por supuesto que el sitio web debe permitir la búsqueda de información, pero, como hemos visto en la parte anterior de este texto, hay otras formas de permitirlo. Hay que entender también que un sistema de búsqueda por sí solo va a satisfacer las necesidades de información de los usuarios. Sugerimos contestar las siguientes preguntas antes de pensar en implementar un buscador:

  • ¿Tiene suficiente contenido el sitio web?

  • ¿Invertir en un sistema de búsquedas reducirá recursos de otros sistemas de navegación más útiles?

  • ¿Tienes el tiempo y el know-how para optimizar el buscador de tu sitio web?

  • ¿Hay mejores alternativas?

  • ¿Los usuarios de tu sitio web se molestarán en usar tu buscador?

Tras contestar las preguntas, los siguientes hechos te harán decidir implementar o no un sistema de búsqueda:

  • Un sistema de búsqueda ayuda cuando hay mucha información en la cual navegar.

  • La búsqueda ayuda a sitios fragmentados.

  • Un sistema de búsqueda es un sistema de aprendizaje.

  • La búsqueda debe estar ahí porque los usuarios esperan que esté ahí.

  • Un sistema de búsqueda puede controlar sistemas muy dinámicos.

La anatomía básica de un sistema de búsqueda.
Imagen tomada de http://semanticstudios.com/in_defense_of_search/

La búsqueda no es un asunto del departamento de TI

Los motores de búsqueda son el fundamento de los sistemas de búsqueda, y los motores de búsqueda son aplicaciones de software. El software no es realmente tu negocio; eso es algo del departamento de TI: seleccionar, instalar, controlar. ¿Cierto? Bueno, no exactamente.

La gente de TI instala un servidor web, pero no se encarga de escribir el contenido, diseñar los aspectos visuales o diseñar la arquitectura de su información. Idealmente esto debe ser tarea de personas con otro tipo de experiencia.

La razón es clara: un sistema de búsqueda es una compleja pieza de ingeniería. Requiere de personal que lo comprenda a nivel técnico (por ejemplo los servidores, los balanceadores de carga, las limitantes de la plataforma, etc.).

Y, en última instancia, un motor de búsqueda es para los usuarios y es responsabilidad del arquitecto de información abogar por los usuarios. Usualmente, un arquitecto de información entenderá mejor que un especialista de TI cómo puede beneficiar a los usuarios un motor de búsqueda con metadatos: cómo puede mejorar la interfaz o cómo se puede integrar a un esquema de navegación.

Algunas de los procesos que se deben realizar para la construcción y el diseño de un sistema de búsqueda profesional y eficiente son los siguientes:

  • Selección de contenidos que se pueden buscar.

  • Zonas de búsqueda.

  • Navegación contra destino.

  • Indización para audiencias específicas.

  • Indización de contenidos recientes.

  • Selección de contenidos a incluir en los índices.

  • Algoritmos de búsqueda.

  • Algoritmos de empatamiento de patrones.

  • Páginas de resultados.

  • Metadatos.

  • Navegación por facetas o multidimensiones.

Un ejemplo contundente de un buen motor de búsqueda es el que el equipo de Arsophía produjo para la Academia Mexicana de la Lengua en 2014. *Aquí una liga a un ejemplo de búsqueda*.

En la liga anterior, un mismo término produjo diferentes resultados, y el usuario tiene la posibilidad de expandir o estrechar su búsqueda utilizando un sistema de navegación por facetas ubicado en la columna izquierda.

Si has llegado hasta este punto en tu lectura, te recomendamos solicitar un análisis de tu sitio web por parte de nuestro equipo profesional. El análisis tendrá muy bajo costo para ti y, en poco tiempo, podrás tener un diagnóstico certero del estado de tu sitio, así como algunas recomendaciones para su mejora en arquitectura de información.

Atentamente,

El staff de Arsophía.

Nota editorial: Este artículo está inspirado y, en algunos pequeños fragmentos, traducido casi textualmente del recomendable y apasionante libro: *Information architecture for the world wide web*.